O que é reembolso de despesas?

O reembolso de despesas acontece quando a empresa devolve ao colaborador o valor que ele gastou para realizar alguma atividade em nome do trabalho. Isso pode incluir gastos com transporte, alimentação, viagens e até mesmo compras de materiais necessários. O importante é garantir que o processo seja claro, rápido e sem erros, para que ninguém saia prejudicado. O reembolso corporativo deve ser ágil e fazer parte de uma estratégia financeira bem organizada, sempre pensando na saúde financeira da sua empresa.

O que diz a CLT sobre reembolso de despesas?

De acordo com a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), os gastos feitos pelo trabalhador para o desempenho das suas funções devem ser reembolsados pela empresa. Além disso, essas despesas não devem entrar na remuneração, ou seja, não devem gerar encargos trabalhistas. Veja o que diz o Artigo 457 da CLT:

'As importâncias, ainda que habituais, pagas a título de ajuda de custo, auxílio-alimentação, vedado seu pagamento em dinheiro, diárias para viagem, prêmios e abonos não integram a remuneração do empregado, não se incorporam ao contrato de trabalho e não constituem base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário.'

Portanto, fica claro: a empresa deve reembolsar o valor gasto pelo colaborador, desde que este seja comprovado com documentos fiscais. É importante estar atento às exigências legais e fazer o reembolso com transparência.

Como funciona o sistema de reembolso de despesas?

Quando o colaborador realiza um gasto relacionado ao trabalho, ele precisa registrar essa despesa e apresentar notas fiscais ou recibos. A partir daí, o gestor ou a área responsável pelo financeiro aprova o reembolso, e o pagamento é feito. Para que o processo de reembolso funcione bem, é importante estabelecer um fluxo dentro da empresa. Veja como funciona o fluxo do reembolso:

Momento de solicitar o reembolso: o colaborador deve preencher um formulário (pode ser digital ou físico) com as informações sobre o gasto realizado e anexar os comprovantes de pagamento.

Precisa ser analisado e aprovado: o gestor ou responsável pelo financeiro então verifica os documentos, garante que os gastos são permitidos pela política da empresa e aprova ou recusa o reembolso.

Chegou a hora de devolver: após a aprovação, o pagamento do reembolso deve ser feito no prazo estipulado, usando os meios que a empresa costuma usar, como depósito bancário ou adição à folha de pagamento.

O que pode ser considerado para reembolso corporativo?

Nem todas as despesas podem ser reembolsadas. Para evitar problemas ou mal-entendidos, lembre-se de ter uma política bem definida sobre o que pode ou não ser considerado para reembolso corporativo. Olha alguns exemplos de despesas que podem ser reembolsadas:

- Passagens aéreas, táxis, transporte público e aluguel de veículos;

- Hotéis e acomodações durante as viagens de trabalho;

- Refeições durante viagens ou encontros de negócios;

- Compras de materiais necessários para o desempenho das atividades profissionais;

E outras despesas relacionadas ao trabalho, como pagamentos para cursos de capacitação, conferências ou eventos.

Como devo contabilizar o reembolso de despesas?

A contabilização do reembolso de despesas é uma parte importante do controle financeiro da empresa, pois quando os reembolsos são pagos, eles devem ser registrados como despesas operacionais. Entenda como você pode contabilizar os reembolsos sem complicação!

Coloque os reembolsos na conta certa

Esses gastos não são considerados custos diretos, mas são necessários para o funcionamento da empresa. Eles devem ser classificados em contas de despesas, como “deslocamento” ou “alimentação”, assim, você mantém tudo no lugar.

Controle o fluxo de caixa

Sempre que você realizar o pagamento de reembolsos, registre esse valor no fluxo de caixa. Isso garante que as finanças da sua empresa permaneçam organizadas e que você não perca o controle de entradas e saídas. Manter essa prática vai te ajudar a ter uma visão clara da saúde financeira do seu negócio.

Faça uma revisão com frequência

Realize auditorias de tempos em tempos e confira os reembolsos para garantir que todos os processos estão sendo cumpridos direito. Com essas práticas, a contabilidade da sua empresa fica em dia e no caminho certo para evitar problemas com a Receita Federal.

Como fazer uma política para processos de reembolso de despesas?

Com uma política bem desenhada, todos os envolvidos ficam mais seguros e o processo acontece bem mais ágil e sem falhas. Saiba como fazer isso na prática!

Não deixe ninguém em dúvida: primeiro de tudo, defina de forma clara e direta o que pode ser reembolsado, como será feito o pagamento e quem tem autoridade para aprovar as despesas.

Tudo precisa ter prazos: o prazo para solicitação de reembolso deve ser claro para todos. Por exemplo: os colaboradores têm até 30 dias após a realização da despesa para solicitar o reembolso e assim por diante.

Padronize os documentos: defina quais comprovantes são necessários para cada etapa (nota fiscal, recibo, bilhete de viagem, etc.).

Treine sua equipe: a política de reembolso deve ser comunicada a todos os colaboradores. É sempre bom promover treinamentos para garantir que todos saibam como seguir os procedimentos do jeito certo.

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