¿Qué es el reembolso de gastos?

El reembolso de gastos sucede cuando la empresa le devuelve al colaborador el valor que él gastó para realizar alguna actividad en nombre del trabajo. Esto puede incluir gastos en transporte, alimentación, viajes e incluso compras de materiales necesarios. Lo importante es garantizar que el proceso sea claro, rápido y sin errores, para que nadie salga perjudicado. El reembolso corporativo debe ser ágil y formar parte de una estrategia financiera bien organizada, siempre pensando en la salud financiera de su empresa.

¿Qué dice la CLT sobre reembolso de gastos?

De acuerdo con la CLT (Consolidación de las Leyes del Trabajo), los gastos realizados por el trabajador para el desempeño de sus funciones deben ser reembolsados por la empresa. Además, estos gastos no deben entrar en la remuneración, o sea, no deben generar cargas laborales. Veamos que dice el Artículo 457 de la CLT:

'Los importes, aunque habituales, pagados a título de ayuda de costos, ayuda alimentación, tienen prohibido su pago en efectivo, gastos de viaje, premios y abonos no integra la remuneración del empleado, no se incorporan al contrato de trabajo y no constituyen base de incidencia de cualquier carga laboral y previsional'.

Por lo tanto, queda claro: la empresa debe reembolsar el valor gastado por el colaborador, siempre que este sea comprobado con documentos fiscales. Es importante estar atento a las exigencias legales y hacer el reembolso con transparencia.

¿Cómo funciona el sistema de reembolso de gastos?

Cuando el colaborador realiza un gasto relacionado al trabajo, él debe registrar ese gasto y presentar facturas o recibos. A partir de ahí, el gestor o el área responsable por el financiero aprueba el reembolso, y el pago se hace. Para que el proceso de reembolso funcione bien, es importante establecer un flujo dentro de la empresa. Veamos cómo funciona el flujo del reembolso:

Momento de solicitar el reembolso: el colaborador debe llenar un formulario (puede ser digital o físico) con las informaciones sobre el gasto realizado y anexar los comprobantes de pago.

Precisa ser analizado y aprobado: el gestor o responsable financiero verifica los documentos, garantiza que los gastos están permitidos por la política de la empresa y aprueba o rechaza el reembolso.

Llegó el momento de devolver: después de la aprobación, el pago del reembolso se debe hacer dentro del plazo estipulado, usando los medios que la empresa acostumbra a usar, como depósito bancario o complemento en el recibo de sueldo.

¿Qué pode ser considerado para reembolso corporativo?

No todos los gastos pueden ser reembolsados. Para evitar problemas o malentendidos, recordar tener una política bien definida sobre lo que puede o no ser considerado para reembolso corporativo. Miremos algunos ejemplos de gastos que pueden ser reembolsados:

- Pasajes aéreos, taxis, transporte público y alquiler de vehículos;

- Hoteles y alojamientos durante los viajes de trabajo;

- Comidas durante viajes o encuentros de negocios;

- Compras de materiales necesarios para el desempeño de las actividades profesionales;

Y otros gastos relacionados al trabajo, como pagos para cursos de capacitación, conferencias o eventos.

¿Cómo debo contabilizar el reembolso de gastos?

La contabilización del reembolso de gastos es una parte importante del control financiero de la empresa, ya que cuando se pagan los reembolsos, estos deben ser registrados como gastos operativos. ¡Veamos cómo puede contabilizar los reembolsos sin complicación!

Coloque los reembolsos en la cuenta correcta

Estos gastos no se consideran costos directos, pero son necesarios para el funcionamiento de la empresa. Ellos deben clasificarse en cuentas de gastos , como “desplazamiento” o “alimentación”, y, de esa manera, se mantiene todo en su lugar.

Controle el flujo de caja

Siempre que realice un pago de reembolsos, registre ese valor en el flujo de caja. Esto garantiza que las finanzas de su empresa permanezcan organizadas y que no pierda el control de entradas y salidas. Mantener esta práctica ayudará a mantener una visión clara de la salud financiera del negocio.

Hacer revisiones con frecuencia

Realizar auditorías de vez en cuando y comprobar los reembolsos para garantizar que todos los procesos se están cumpliendo correctamente. Con estas prácticas, la contabilidad de su empresa estará al día y en el buen camino para evitar problemas con Hacienda.

¿Cómo hacer una política para procesos de reembolso de gastos?

Con una política bien diseñada, todos los involucrados estarán más seguros y el proceso se desarrolla mucho más ágil Y sin fallas. ¡Veamos cómo hacer esto en la práctica!

No deje a nadie con dudas: antes que nada, defina de forma clara y directa qué puede ser reembolsado, cómo se hará el pago y quién tiene autoridad para aprobar los gastos.

Todo necesita tener plazos: el plazo para solicitud de reembolso debe ser claro para todos. Por ejemplo: los colaboradores tienen hasta 30 días después de realizar el gasto para solicitar el reembolso, y así todo.

Estandarice los documentos: defina qué comprobantes son necesarios para cada etapa (factura comercial, recibo, billete de viaje, etc.).

Capacite a su equipo: la política de reembolso se debe comunicar a todos los colaboradores. Siempre es bueno promover capacitaciones para garantizar que todos sepan cómo seguir los procedimientos de la manera correcta.

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