Viajar a trabalho é parte fundamental do dia a dia corporativo. Seja para uma reunião importante, uma conferência ou uma visita a clientes, viajar a negócios pode ser um grande impulsionador de resultados para empresas de todos os portes. Mas quando a gestão de viagens corporativas não é feita de maneira inteligente, os gastos podem sair do controle e o processo, que deveria ser simples, se torna um monte de imprevistos. Para garantir que as viagens abram portas para novas conexões e tenham impactos positivos — ao invés de ser um peso para a equipe —, é necessário planejar e administrar cada viagem com excelência.

Hoje vamos mostrar como fazer a gestão de viagens corporativas e por que investir em serviços terceirizados pode ser uma oportunidade para melhorar os processos no seu negócio. Vamos lá?

O que é gestão de viagens corporativas?

A gestão de viagens corporativas envolve todo o controle e planejamento das viagens de colaboradores para fins profissionais. Isso inclui:

- A escolha dos transportes e das hospedagens;
- A definição de orçamento;
- O controle de despesas;
- E os prazos de viagens.

O objetivo principal é garantir que a viagem seja realizada com a maior eficiência possível, sem surpresas financeiras e com o mínimo de impacto no desempenho do colaborador.

A gestão deve se alinhar às metas da empresa, ao mesmo tempo em que traz uma experiência de crescimento para os colaboradores. Desde o planejamento, passando pelo controle de gastos, até a avaliação após a viagem, é importante pensar em proporcionar resultados para quem viaja e para quem fica.

Afinal, cada viagem é uma chance de aprimoramento para a sua equipe e uma oportunidade de aprendizado que pode agregar à cultura organizacional.

O que faz um gestor de viagens corporativas?

O gestor de viagens corporativas é o responsável por coordenar todos os aspectos logísticos das viagens a trabalho. As principais funções do gestor de viagens é:

- Alinhar os objetivos da viagem com o que a empresa espera, garantindo uma jornada de crescimento;
- Cuidar dos gastos, antecipando problemas e ajustando tudo em tempo real;
- Dar suporte durante toda a viagem, garantindo que tudo saia conforme o esperado;
- Avaliar o que deu certo depois da viagem, ouvir os feedbacks e melhorar os processos para as próximas viagens.

O Como planejar uma viagem corporativa?

Planejar uma viagem de negócios com eficiência exige mais do que fazer algumas reservas. Você precisa garantir que todos os detalhes sejam levados em consideração, com foco no objetivo da viagem e na otimização do tempo e dos recursos. Veja alguns pilares essenciais para planejar melhor as viagens corporativas!

Entenda o propósito da viagem

Antes de qualquer coisa, entenda a missão da viagem, então se pergunte: qual é o impacto esperado dessa viagem? O que ela pode gerar para o futuro da empresa? Quando o objetivo está claro, o planejamento fica muito mais fácil e assertivo. Isso vai te orientar na escolha do transporte, hospedagem e demais ferramentas que farão parte.

Escolha os serviços e parceiros certos

Ao planejar, faça escolhas inteligentes para otimizar a experiência da sua equipe. Pesquise, compare e, claro, busque soluções que agreguem eficiência. Buscar as melhores opções de voos, hotéis e transporte pode ser um trabalho difícil, mas é essencial para garantir que a viagem seja confortável e ainda econômica. Utilizar plataformas digitais que centralizam e automatizam esse processo pode economizar muito tempo e garantir melhores preços.

Estabeleça um orçamento realista

Determine o quanto a empresa pode gastar com cada viagem e defina limites para tipos de despesas, como alimentação e transporte. Com um orçamento bem planejado, é mais fácil evitar gastos desnecessários e acompanhar as despesas.

Acompanhe as despesas durante a viagem

Use ferramentas que permitam o controle em tempo real. Isso vai garantir que tudo fique dentro do planejado, mas também vai permitir correções rápidas em caso de imprevistos, sem perder o ritmo da viagem.

Use a tecnologia a seu favor

Que tal usar a tecnologia para simplificar o processo de reserva, o controle das despesas e acompanhar as viagens? Ferramentas de gestão de viagens corporativas podem automatizar muitas dessas tarefas, poupando tempo e diminuindo erros.

Por que contar com serviços em gestão de despesas e viagens corporativas?

Embora muitas empresas prefiram gerenciar suas viagens internamente, há uma série de motivos pelos quais terceirizar a gestão de viagens corporativas pode ser uma decisão estratégica. Veja por que considerar essa opção!

1. Libera sua equipe para outras prioridades

A gestão de viagens pode ser uma tarefa demorada e cheia de detalhes, que consome muito do tempo da sua equipe. Ao contar com um parceiro especializado, você pode liberar sua equipe das tarefas operacionais, permitindo que eles foquem em atividades mais estratégicas e produtivas para a empresa.

2. Ganha eficiência e economia

Especialistas na área sabem como otimizar os custos e conseguir as melhores tarifas para passagens, hospedagens e outros serviços relacionados às viagens. Com a ajuda de plataformas digitais que oferecem automação e comparação de preços em tempo real, sua empresa também pode alcançar uma gestão de viagens mais econômica.

3. Suporte personalizado que cuida de tudo

Conte com o suporte contínuo de equipes que planejam e também antecipam qualquer imprevisto, garantindo que seus colaboradores estarão seguros e tenham a melhor experiência durante as suas viagens.

4. Com um especialista, tudo fica sob controle

Quando você delega a gestão de viagens para uma equipe multidisciplinar em gestão e facilities, tudo fica muito mais fácil de seguir. Uma equipe especializada vai garantir que todas as viagens sejam realizadas dentro das diretrizes definidas pela sua empresa.

Quer mais eficiência e menos dor de cabeça?

Está na hora de deixar a gestão de viagens corporativas mais ágil, simples e sem surpresas. Imagina uma solução que une tecnologia de ponta, automação e um time de especialistas para cuidar de tudo para você?

Na TOOLS, nossa expertise em Gestão de Premises & Facilities vai ajudar sua empresa a melhorar a experiência das suas viagens corporativas, ao mesmo tempo que traz mais controle sobre os gastos e maximiza os resultados. Com mais de 2.000 escritórios gerenciados em todo o Brasil, nossa equipe está pronta para cuidar da gestão de viagens e reembolsos da sua empresa, enquanto você foca no seu core business.

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