Viajar por trabajo es una parte fundamental del día a día corporativo. Sea para una reunión importante, una conferencia o una visita a clientes, viajar por negocios puede ser un gran impulsor de resultados para empresas de todos los tamaños. Pero cuando la gestión de viajes corporativos no se hace de manera inteligente, los gastos se pueden salir de control y el proceso, que debería ser simple, se vuelve una acumulación de imprevistos. Para garantizar que los viajes abran puertas para nuevas conexiones y tengan impactos positivos, en vez de ser un peso para el equipo, es necesario planificar y administrar cada viaje con excelencia.

Hoy mostraremos cómo llevar la gestión de viajes corporativos y por qué invertir en servicios tercerizados puede ser una oportunidad para mejorar los procesos en su negocio. ¿Lo vemos?

¿Qué es la gestión de viajes corporativas?

La gestión de viajes corporativos involucra todo el control y planificación de los viajes de colaboradores para fines profesionales. Esto incluye:

- La elección de los transportes y de los hospedajes;
- La definición del presupuesto;
- El control de gastos;
- Y los plazos del viaje.

El objetivo principal es garantizar que el viaje sea realizado con la mayor eficiencia posible, sin sorpresas financieras y con el mínimo de impacto en el desempeño del colaborador.

La gestión debe estar alineada a las metas de la empresa, al mismo tiempo que trae una experiencia de crecimiento para los colaboradores. Desde la planificación, pasando por el control de gastos, hasta la evaluación después del viaje, es importante pensar en proporcionar resultados para quien viaja y para quien se queda.

Por último, cada viaje es una probabilidad de mejora para su equipo y una oportunidad de aprendizaje que puede agregar a la cultura organizacional.

¿Qué hace un gestor de viajes corporativos?

El gestor de viajes corporativos es el responsable por coordinar todos los aspectos logísticos de los viajes por trabajo. Las principales funciones del gestor de viajes son:

- Alinear los objetivos del viaje con lo que la empresa espera, garantizando una expectativa de crecimiento;
- Cuidar los gastos, anticipando problemas y ajustando todo en tiempo real;
- Dar asistencia durante todo el viaje, garantizando que todo salga según lo esperado;
- Evaluar lo que resultó correcto después del viaje, escuchar los feedbacks y mejorar los procesos para los próximos viajes.

¿Cómo planificar un viaje corporativo?

Planificar un viaje de negocios con eficiencia exige más que hacer algunas reservas. Se necesita garantizar que todos los detalles sean tomados en cuenta, enfocándose en el objetivo del viaje y en la optimización del tiempo y de los recursos. ¡Ver algunos pilares esenciales para planificar mejor los viajes corporativos!

Entender el propósito del viaje

Antes que nada, entender la misión del viaje, entones hay que preguntarse: ¿cuál es el impacto esperado de ese viaje? ¿Qué puede generar para el futuro de la empresa? Cuando el objetivo está claro, la planificación resulta mucho más fácil y asertiva. Esto ayuda en la elección del transporte, el hospedaje y demás herramientas que formarán parte.

Elección de los servicios y aliados correctos

Al planificar, hacer elecciones inteligentes para optimizar la experiencia de su equipo. Investigar, comparar y, claro, buscar soluciones que agreguen eficiencia. Buscar las mejores opciones de vuelos, hoteles y transporte puede ser un trabajo difícil, pero es esencial para garantizar que el viaje sea confortable y también económico. Utilizar plataformas digitales que centralizan y automatizan este proceso puede ahorrar mucho tiempo y garantizar mejores precios.

Establecer un presupuesto realista

Determinar cuánto puede gastar la empresa en cada viaje y definir límites para diferentes tipos de gastos, como alimentación y transporte. Con un presupuesto bien planificado, es más fácil evitar gastos innecesarios y hacer el seguimiento de los gastos.

Hacer el seguimiento de los gastos durante el viaje

Usar herramientas que permitan el control en tiempo real. Esto garantizará que todo resulte dentro de lo planificado, pero también permitirá correcciones rápidas en caso de imprevistos, sin perder el ritmo del viaje.

Usar la tecnología a su favor

¿Qué tal usar la tecnología para simplificar el proceso de reserva, el control de los gastos y hacer el seguimiento de los viajes? Herramientas de gestión de viajes corporativos pueden automatizar muchas de estas tareas, ahorrando tiempo y disminuyendo errores.

¿Por qué contar con servicios en gestión de gastos y viajes corporativos?

Aunque muchas empresas prefieren administrar sus viajes internamente, hay una serie de motivos por los cuales tercerizar la gestión de viajes corporativos puede ser una decisión estratégica. ¡Veamos porqué considerar esta opción!

1. Libera a su equipo para otras prioridades

La gestión de viajes puede ser una tarea lenta y llena de detalles, que consume mucho del tiempo del equipo. Al contar con un aliado especializado, podrá liberar a su equipo de las tareas operativas, permitiendo que ellos se enfoquen en actividades más estratégicas y productivas para la empresa.

2. Gana eficiencia y economía

Especialistas en el área saben cómo optimizar los costos y conseguir las mejores tarifas para pasajes, hospedajes y otros servicios relacionados a los viajes. Con la ayuda de plataformas digitales que ofrecen automatización y comparación de precios en tiempo real, su empresa también puede alcanzar una gestión de viajes más económica.

3. Asistencia personalizada al cuidado de todo

Cuente con asistencia continua de equipos que planifican y también anticipan cualquier imprevisto, garantizando que sus colaboradores estarán seguros y que tengan la mejor experiencia durante sus viajes.

4. Con un especialista, todo queda bajo control

Cuando se delega la gestión de viajes a un equipo multidisciplinario en gestión y servicios, todo resulta mucho más fácil de seguir. Un equipo especializado garantizará que todos los viajes sean realizados dentro de las directrices definidas por su empresa.

¿Quiere más eficiencia y menos dolor de cabeza?

Es el momento de hacer la gestión de viajes corporativos más ágil, simple y sin sorpresas. ¿Imagina una solución que une tecnología de punta, automatización y un equipo de especialistas para cuidar todo por usted?

En TOOLS, nuestra expertise en Gestión de Premises & Facilities ayudará a su empresa a mejorar la experiencia de sus viajes corporativos, al mismo tiempo que trae más control sobre los gastos y maximiza los resultados. Con más de 2.000 oficinas gestionadas en todo Brasil, nuestro equipo está preparado para cuidar la gestión de viajes y reembolsos de su empresa, mientras usted se enfoca en su core business.

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